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    企业和公司考试案例分析:如何建立企业的合规文化

    如何建立企业的合规文化
    张立

    中国石油技术开发公司


        要:

    随着企业的快速发展企业在经营管理中面对越来越多的危机和风险对企业的规范运行提出了更高的要求。合规的企业文化和规范的经营模式是公司可持续发展和长治久安的基础是公司稳健发展的动力和保障。建立企业的合规文化不仅要树立全员合规理念而且高层人员要率先垂范、制度建设要科学实用、激励约束要严格有效、教育培训要持续强化、监督检查要全面深入。

    关键词:

    企业合规文化; 合规管理; 合规文化建立;

    作者简介: 张立中国石油天然气集团公司第20期中青年干部培训班学员中国石油技术开发公司副总会计师。;

    合规是建设法治企业的基石是企业经营运作的底线。企业将合规管理贯穿于经营活动与管理过程的每一个环节让合规的理念深入到每位员工的头脑中并成为自觉的行动落实到日常工作中逐渐形成员工的工作习惯从而凝结为公司的合规文化。建立合规文化对于提高企业管控能力防范企业风险树立企业良好形象推动企业持续健康发展具有重要意义。

    一、对合规文化的理解

    (一) 合规的概念

    合规是指企业及其员工遵守所在国法律法规、外部监管规定、行业的自律准则以及企业自己制定的内部规章制度的总称。广义的合规是泛指企业经营管理活动和全体员工对所有适用法律法规、制度规定和职业操守的普遍遵从。狭义的合规是专指企业对反商业贿赂、反利益输送、反垄断和反不正当竞争等法律及制度规定的遵守侧重企业对外商务活动。

    (二) 合规管理

    合规管理是指企业按照外部法律法规的要求制定内部的规章制度监督内部规范的执行对违规行为进行早期预警防范、控制、规避合规风险的一整套管理活动和机制。合规管理的目的是使企业免受因违规而带来的法律制裁或财务、声誉等方面的损失确保企业合规稳健运行。合规管理不同于法律管理、内控管理等其他管理合规管理侧重对的管理主要防控的风险涵盖的范围不仅仅包括法律管理、内控管理还包括如因不遵守诚实守信和道德行为的准则而遭受声誉甚至财务损失的风险、包括对外商务活动中的反商业贿赂等方面的内容。

    (三) 合规文化

    1. 从制度管人到文化育人。

    很多企业制定了大量的制度但是为什么还出现违规现象呢?制度管理人但是为什么管不住人呢?“天下之事不难于立法而难于法之必行;不难于听言而难于言之必效” (张居正) , 一个主要原因是制度没有被完全、不折不扣地执行。什么能促使员工自觉自律地去遵守规章制度呢?那就是文化。制度发挥作用靠的是监督而文化的力量是教育人、感染人自觉自律地去执行制度靠的是自律它是企业员工将在制度规范下的日常行为形成习惯后积淀而成的是由员工共同创造的并且是一种持续的教育力量。

    2. 合规文化。

    从合规管理到合规文化就是要从管理制度的要我做到合规文化的我要做。合规文化突出的特征是它强调人人合规合规的观念和意识入脑、入心、入行动促进每个人的自觉和自律。合规文化的真正内涵并不体现在员工对公司各项规章有多么透彻的了解而在于努力把合规精神、合规意识、合规观念熔铸到头脑之内体现于日常行为之中。合规需要身体力行合规需要认真践行从而实现人人合规、处处合规、时时合规的文化氛围。

    二、建立合规文化的意义

    恪守合规管理价值观是企业基业永存和长治久安的基础。

    (一) 建立合规文化防范企业合规风险

    美国安然公司的假账事件、三鹿集团的三聚氰胺事件、西门子的贿赂门事件由于违规和违法操作这些企业都面临了巨大的合规风险信誉受到重大损失。在实际工作中一些企业的管理者由于追求短期的经济效益而忽视合规风险的管理关注于完成考核业绩指标、市场开发、扩大经营规模满足客户需求等而轻视业务的合法、合规管理。比如在未按照规定进行相关可行性分析、环评报告、安全评估情况下为了获取规模效益仓促上投资项目;如在海外业务中为了获取合同额仓促签约对合同条款疏于研究致使合同执行过程中违规操作面临业主的罚款;又如为了获取经济效益而违背道德和法律等等。建立合规文化就是要管理合规风险保护企业免于发生重大风险事件防范因追求短期利益违规操作而带来赔偿、罚款、诉讼、甚至被逐出市场的风险。

    (二) 建立合规文化增强企业竞争能力

    合规文化不仅关系到个人工作的规范与效率更关系到企业利益与形象进而影响到行业的健康发展。健全良好的合规管理可以改善企业形象提高企业的透明度和美誉度使员工能够在阳光的氛围里工作激发大家创业、创新的激情。在诚信、合规基础上发展的企业才能够凝聚人心、凝聚力量、形成企业的竞争力才能推动企业不断发展。

    (三) 建立合规文化创造企业价值

    合规管理的目的就是保护企业的利益。合规管理创造价值即通过合规管理减少企业因违法违规而受到法律制裁或监管处罚的可能性相应避免或控制企业财产或声誉受损的不利后果控制风险减少违规付出的成本就是为企业创造了价值。

    (四) 建立合规文化提高制度执行力

    制度的生命力在于贯彻执行建立合规文化就是在文化引领下提高员工对制度的执行力成为员工自觉、自律、自省的行为, “其身正毋令则行其身不正虽令毋从”, 让合规文化在制度管不着的地方起作用在制度止步的地方掘进从而促进企业形成高效的治理环境。

    三、如何建立企业的合规文化

    在合规文化的构建过程中企业通过树立合规理念、加强合规管理、倡导合规风气营造合规氛围来建立企业的合规文化。

    (一) 全员要树立合规理念

    合规文化的核心理念是全员合规、主动合规、合规创造价值。企业管理层要教育员工认识到诚信、合规的方式是企业最节约的发展方式无论是完成业务指标还是上级命令冒道德、违规、违法风险获取的利益必将付出惨痛的代价和成本让员工从思想意识上形成人人主动合规的境界引导员工对日常合规的自觉行动和追求逐渐将自觉的合规意识强化为员工共识和工作习惯提升自身合规履职能力。在企业中倡导合规人人有责的责任意识, “合规创造价值的价值理念, “违规必究的警示意识将合规文化根植于全员心中成为全员自觉遵守的行为准则。

    企业通过入职教育、管理培训、网站、宣传册 (、企业文化等各种方式持之以恒地宣贯合规理念时刻给员工以提醒和警示让合规的观念和意识体现在员工的每个行为、每个岗位、每个业务环节中。同时还要向企业的供应商、分包商、客户、代理等宣传企业的合规理念促使与企业有业务往来关系的所有人员在商业活动中都能够遵循法律、规则和标准奉行诚信与正直的职业操守和价值观念遵守法纪底线树立企业合规形象。

    (二) 高层人员要率先垂范

    孔子云:“子帅以正孰敢不正?”企业的高层人员对合规文化的理解决定着整个企业对合规管理的态度。只要高层管理人员的合规意识健全了以身作则履行合规职责就会起到强大的示范和引领效应进而带动员工形成企业良好的合规风气合规文化才有了扎根企业的肥沃土壤。只有高层人员重视合规管理才能支持合规管理人员的工作才能让合规人员的意见在重大决策中真正发挥合规审查的作用所以高层的合规管理意识是合规文化建设的决定性因素影响着整体的合规文化构建。

    (三) 制度建设要科学实用

    具有较强执行力的管理制度必须要科学、实用。企业制定了大量的规章制度但是员工的接受度较低制度的内容重复交叉制度的经常性修订使制度失去了严肃性和权威性员工难以对照执行也就无从判别自己的行为了。

    提升规章制度的科学性首先要有针对性要反映管理规律和实际情况针对要解决的问题提出管理措施让员工能够一目了然。其次是民主性。通常制定制度的相关职能部门存在部门倾向征求各方意见时也是走过场。民主性就是让员工参与制度的制定广泛征求员工意见多方参与立制包括高层管理人员、中层干部、专家等让员工理解制度制定的必要性、针对性明白为什么这么做”, “应当如何做

    提升制度的实用性是条文要明晰、具体、有可操作性。制度要具体、细化明确告知具体的操作流程使员工易消化吸收在遵守过程中按指令化程序执行便于分清职责落实责任。只有落到实处的规范制度才有可能产生实效才有可能降低违规成本。

    (四) 激励约束要严格有效

    制度设计和制度执行上要有严格的激励约束机制包括责任制、问责制。对员工在工作中的合规表现要进行评价考核合规工作做得好或是抵制违规行为的员工要进行奖励和表彰;对违反规定、制度、不道德的行为要问责及时查处、严格追究。把合规考核情况作为员工评选先进、晋级、提升的依据让违规人员意识到违规的惨痛代价和高额成本。有效的激励约束机制就是让员工思想上明白不必违规严格的追究惩处就是让员工行为上不敢违规。

    (五) 教育培训要持续强化

    通过持续的教育培训让员工知法、懂规矩才能遵法、守纪律提升员工的自身修养和素质让依法合规成为员工自觉自律的行为。

    合规培训强调的是全员培训并且培训要形成制度化长期化。持续地对员工进行合规知识的培训和案例的警示教育。重点加强对高层管理人员、关键部门、要害岗位人员、合规管理人员的培训和教育;针对不同人员制定相应的培训内容;要根据法律、规章、制度的变化与时俱进地开展相应的培训和教育特别是海外业务所在国的法律发生变化时;要加强对案例的剖析和警醒教育大力宣传遵纪守法、弘扬正气的先进典型同时公开典型违规案例和违规违纪责任人对员工进行警示教育。

    (六) 监督检查要全面深入

    充分发挥内控、审计、纪检监察部门的监管作用加强对日常业务操作、流程的全面、深入检查、监控通过相互查找问题、分析潜在风险以及执行定期通报和督促整改等举措促使员工相互监督。重点监管商务领域活动、高层管理人员、关键部门、要害岗位等加强过程中的监督管理将其业务流程公开、透明、受控。检查监管中发现的不合规甚至严重违规的行为必须进行严肃查处否则就失去了监督检查的权威性很难起到督导落实的效果。

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